12 passos para organizar um evento católico de sucesso

Organizar um evento católico, seja a nível paroquial ou nacional, não é uma tarefa simples. Todo o processo de desenvolvimento da celebração, seja ela qual for, envolve diversos detalhes que são cruciais para o sucesso de toda a programação.

Pensando nisso, a agência Minha Paróquia traz até você as dicas do Fabiano Fachini, assessor de imprensa e produtor de eventos, para o portal Jovens Conectados, sobre a elaboração de eventos católicos durante o ano litúrgico. São doze:

Estabeleça os objetivos

✝ A dica parece óbvia, mas muitos organizadores – Pastorais, Igrejas, comunicadores, pessoas em geral – têm uma visão equivocada quanto às expectativas sobre os eventos. É importante estabelecer os objetivos do evento. O que queremos com este evento? Alcançar público? Divulgar uma ideia? Assinantes para a revista paroquial? DNJ? JDJ? Evangelizar? Um show? Cada um destes eventos terá um objetivo diferenciado. Não se esqueçam de pontuar estes objetivos. Eles irão nortear seu trabalho.

Planejamento

✝ O planejamento eficiente dirá se seu evento alcançará o sucesso ou o fracasso. Para obter o retorno desejado é preciso traçar um plano de ações detalhado. Defina as tarefas, desde o início do desenvolvimento do projeto até o período após o evento – momento muito importante também, avaliar os resultados. Tudo precisa estar alinhado: a base de dados dos convidados, a agenda, a localização, o conteúdo e as formas de divulgação do evento – essas formas incluem tudo que for possível: flyer, cartaz, banner, redes sociais, rádios, TVs… mas vamos dedicar um ponto específico para esta divulgação, portanto falaremos mais sobre isso.

Pessoas

✝ É preciso: “Entender de pessoas. Enxergá-las do começo ao fim”. Esse é um dos principais focos para o bom planejamento e a organização de eventos. Afinal, é para pessoas que tudo é pensado. E neste caso devemos pensar em católicos e não. O bom resultado vai ser o envolvimento e engajamento destas pessoas. O resultado, a boa aceitação, os bons resultados vêm de pessoas e para pessoas, sejam elas da paróquia, da cidade ou do Estado.  Por essa razão, a sensibilidade e a percepção se tornam fortes aliadas no momento do planejamento. Ponto a ponto. Não importa o tamanho do evento, seja ele um encontro da pastoral da sua Igreja ou um show de celebração de aniversário de sua Diocese. Valorize as pessoas! Faça elas se sentirem parte do evento, que vistam também a camisa.

Criatividade

✝ Primordial para o sucesso do evento. Em meio a um “mundo” de opções, recursos, ferramentas e caminhos, um dos maiores desafios é a criatividade. Mas diante de um mundo conectado, que se atualiza a todo instante, é preciso ter cuidado com a escolha dos recursos disponíveis e, sobretudo, ter cuidado para não perder o foco. O fascínio pode ofuscar o propósito. Pense nisso! Compartilhe ideias, faça um brainstorming pense de forma criativa sobre tudo: o nome do evento, as artes para divulgação, o local, o ambiente…

Comprometimento

✝ Todo trabalho em equipe dá bons resultados. É fato. Claro, se houver comprometimento da equipe. Esse comprometimento poderá fazer com que tudo saia conforme planejado. Equipe comprometida trabalha em sintonia, ruma para o mesmo fim e chega lá. Comprometer-se gera a pró-atividade. Antecipar-se aos problemas, ou resolvê-los de imediato, faz toda diferença em eventos. Durante a montagem de um stand, por exemplo, é comum surgirem problemas. É em momentos assim que se pode verificar tal comprometimento. Deixar acontecer, não tomar a atitude correta para corrigir eventuais tropeços, é um contrassenso. Comprometa-se. Não deixe de agir em qualquer imprevisto.

Profissionalismo

✝ Quesito indiscutível e indispensável em todo o processo. Mantenha o foco, seja criativo e proativo! Estas são atitudes que destacam um bom profissional.  Todos devem ser profissionais sérios, dedicados, focados, criativos. Os voluntários são sempre bem-vindos, mas precisam estar bem orientados para que possam executar suas tarefas de acordo com o objetivo proposto.

Prazos

✝ Se para tudo na vida é preciso ter foco e planejamento, no universo dos eventos, a necessidade vira regra e não pode falhar. Dos maiores aos mais simples detalhes, planejar é garantir que tudo dará certo. Por isso temos três pontos correlacionados: planejamento, prazos e o próximo ponto: cronograma.

Cronograma

✝ Estabeleça um bom cronograma. Com o planejamento e os prazos elaborados, o cronograma vai ficar completo. Tenha um cronograma geral do evento e um para os diferentes setores envolvidos, por exemplo: artes gráficas, redes sociais, a parte de alimentação, convites… tudo! Organize no cronograma as atividades e os prazos para execução e, claro: quem executará. De nome ao dono dos cachorros.

Assessoria de imprensa

✝ Essencial para o sucesso do evento! É necessário relacionar-se com a mídia da região onde o evento será organizado, seja ela TV, Rádio, jornal, revistas, sites ou blogs… Muitas vezes não conhecemos ou não nos damos conta do poder dos veículos de comunicação que estão próximos – a rádio da Arquidiocese, o Jornal do bairro ou paroquial, o blogueiro da comunidade… são mídias em que você pode oferecer conteúdo relacionado ao seu evento. Quanto mais, melhor! Quanto mais pessoas falando sobre seu evento, muito melhor! Esse vai ser o papel do Assessor do evento: relacionar-se com a mídia; criar releases, notícias e fotos; contatar os jornalistas; e, se necessário, treinar os organizadores do evento para dar entrevistas. Afinal, é sempre bom saber o que falar na hora certa, não é?!

Redes sociais

✝ Hoje existe um turbilhão de recursos para trabalharmos a divulgação do evento, aproximarmos o público do evento, da nossa mensagem. Não saia igual doido criando perfil em todas as redes sociais. Avalie, estude aquelas que sua equipe tem condições de manter atualizadas com bom conteúdo. Aproveite as redes sociais para atingir o maior público possível. Então twitte, compartilhe no facebook, poste no instagran, crie uma promoção no Foursquare/Swarm… Os memes/cards e a atualização do evento podem gerar público, mensagens, seguidores e tudo mais. Lembrando que, segundo pesquisas, mais de 1 bilhão de pessoas, cerca de 70% dos usuários de internet usam redes sociais e, no Brasil, 86% são membros de pelo menos uma rede social. E, ainda, o ambiente online oferece boa disseminação de informações a um custo relativamente mais baixo. Isso significa o quê? Vamos aproveitar. Bora pras redes sociais criar páginas no facebook, perfis no twitter e divulgar nosso evento.

Multiplicadores

✝ Não é um termo muito utilizado nos eventos, mas eu gostaria que fosse levada em consideração por vocês. Você terá seu grupo responsável pelo evento: profissional, comprometido, engajado nos prazos do cronograma. Mas poderá ter pessoas que te auxiliem de outras formas no evento: fomentando as redes sociais – curtindo, compartilhando ou comentando; entre jornalistas – aqueles que apoiam o evento, sua ideia ou o tema; voluntários – que estejam dispostos a dar uma “mãozinha” no evento; pessoas de renome – que queiram associar seu nome ao evento -; líderes comunitários ou de pastorais – que divulgarão entre seus grupos na Igreja… enfim, esses multiplicadores vão ajudar a tornar seu evento um sucesso.

Acolhida

✝ Receber bem, de preferência com sorrisos. Quando somos bem acolhidos na casa de um amigo, nós voltamos. Por isso, a mensagem é simples: acolha bem. Faça com que as pessoas se sintam bem na sua casa. Tenham conforto. Sintam-se felizes. Sintam-se parte deste grande evento. Repito: seja o bingo da paróquia, um show de comemoração dos 50 anos de sua Diocese, o DNJ ou a nomeação do Papa. Acolha bem, faz parte da Cultura do Encontro.

 

Texto: Fabiano Fachini, para a Jovens Conectados
Adaptação: Agência Minha Paróquia



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